Comunicação e internet dentro da empresa

Há certas coisas em muitas empresas de hoje que fogem da lógica comum e das lições básicas de gerenciamento e planejamento que se aprende em uma escola. O homem é um ser social, e, portanto, necessita se comunicar. Essa necessidade se desenvolveu com o grande passo da invenção da escrita, passando por comunicação à longa distância, seja por sinais de fumaça ou através de pombos-correio. Hoje, a Internet soma tudo isso e transforma a tecnologia no mais poderoso aliado da comunicação global e quase instantânea. Os homens, para fazer negócios, precisam se comunicar. As pessoas precisam se comunicar para satisfazer seus desejos de sociabilidade.

Pois bem. Chegamos ao paradoxo que gostaria de discutir, e volto à primeira linha desse artigo. Muitas empresas estão dificultando, abolindo e burocratizando o uso da Internet para a comunicação dos seus funcionários. Há regras complexas e gigantescas que esclarecem como as ferramentas de comunicação só podem ser usadas para fins dos negócios da empresa. E-mail, só com muita restrição. ICQ, nem pensar.

Está claro que, para definir o que se pode escrever e como se deve escrever, existem certas normas a serem seguidas, em proteção da empresa e do próprio funcionário. Mas a retirar a possibilidade de usar esses recursos de comunicação para assuntos que não sejam exclusivamente ligados ao trabalho, existe uma grande diferença.

Qual o problema de se enviar ou receber um e-mail pessoal, de um amigo, ou parente? Qual o problema de se conversar com os amigos pelo ICQ? Qual o problema de se usar a web para pagar as contas, que vencem naquele dia, pelo Internet banking? Ora, isso era feito com muita freqüência na época em que não havia Internet e o telefone era o único meio de comunicação com o meio externo. Mudamos as ferramentas de comunicação, mas a necessidade humana continua a mesma. Então, como se resolver o paradoxo da suposta “distração no trabalho” com os resultados e performance esperados pela empresa?

Aqui é onde está o ponto crucial a ser debatido. A primeira pergunta que se deve fazer em uma empresa, quando se percebe que seus funcionários usam em demasia o e-mail ou o ICQ, não é qual a forma e regra que devem ser aplicadas para se controlar isso. O que se deve perguntar é se a empresa está gerenciando bem o seu próprio negócio. Faça a si mesmo as seguintes perguntas:

          Minha equipe sabe claramente o que precisa executar?

          Minha equipe tem metas, prazos e resultados a serem cumpridos?

          Minha empresa trabalha com planejamento?

          Minha empresa estabelece grupos de trabalho interdisciplinares para que determinados objetivos sejam planejados e alcançados, além de gerar sinergia e troca de informações e conhecimento entre os diferentes departamentos?

          Atingindo os objetivos, meu funcionário é premiado? Não atingindo os objetivos, está claro para ele, quais são as conseqüências?

Respondendo a essas perguntas, a empresa sai do foco “relógio de ponto” e visa a melhoria dos resultados, dentro de prazos. Se um funcionário se dedica ao cumprimento dos seus prazos, qual o problema dele relaxar um pouco e bater um papo com seus amigos no ICQ? Qual o problema dele sair da sala de trabalho e ir jogar um mini-golfe ou uma sinuca? Ou às 15 horas, o dia de trabalho ser encerrado com confraternização, salgadinhos e refrigerantes, em comemoração de mais um projeto realizado?

Restringir ou eliminar o uso de ferramentas de comunicação é querer resolver um problema em cima do efeito e não da causa. Infelizmente, muitas empresas ainda trabalham com a preocupação de eliminar o efeito do problema e não a sua causa. Um dia irá descobrir que, mesmo sem e-mail ou ICQ, os resultados nunca aparecem.